Відмовний лист – це документ, який містить інформацію про те, що продукція не підлягає обов’язковій сертифікації в Україні.
Відмовні листи діляться на два типи – відмовний лист, призначений для торгівлі та відмовні листи для митниці, тобто для митного оформлення вантажу.
В принципі зміст листів ні чим не відрізняється, але митні органи приймають як регламентуючий документ тільки листи, видані акредитованими і уповноваженими в Україні органами з сертифікації, а роз’яснювальний лист для торгівлі може видати будь-який акредитований орган по сертифікації. Для оформлення відмовного листа не потрібно спеціального бланку, даний документ оформляється на бланку органу з сертифікації і завірюється печаткою органу з сертифікації. Термін дії відмовного листа обмежується одним роком, так як номенклатура продукції, що підлягає обов’язковій сертифікації, змінюється один раз в рік і якщо зараз якась продукція не підлягає обов’язковій сертифікації, то через рік цей товар можуть внести до переліку товарів які підлягають обов’язковій сертифікації.
Отже, трохи докладніше про те, для чого оформляються дані листи.
Для торгівлі даний документ зазвичай потрібно в тих випадках, якщо продукція не підлягає обов’язковій сертифікації в і продавець, як роз’яснювального документа для контролюючих органів і покупців, пред’являє лист, де говориться про те, що та чи інша продукція не підлягає обов’язковій сертифікації.
Трохи інша ситуація з митними органами, адже у митниці, також як і у органів по сертифікації, існує номенклатура продукції, що підлягає обов’язковій сертифікації, і здавалося б для чого оформляти пояснювальний лист якщо все і так ясно …, але на практиці дуже часто виникають спірні ситуації з питань сертифікації. Справа в тому, що у митних органів номенклатура розбита за кодами УКТ ЗЕД. Іноді код УКТ ЗЕД не зовсім правильно спочатку присвоюється відповідно до самої продукції і митниця, при перевірці вантажу за кодом УКТ ЗЕД, вимагає сертифікат відповідності, а якщо перевірити продукцію відповідно до чинної номенклатури за кодами ДКПП (госудорственний класифікатор промислової продукції), виходить так, що даний вид не підлягає обов’язковій сертифікації. Ось в таких випадках для вирішення спорів і оформляється роз’яснювальний лист органу з сертифікації.
Але виникають і інші ситуації, наприклад, коли з-за кордону надійшла партія товарів або устаткування, призначена для рекламних цілей в одиничному екземплярі (одна футболка, парасольку, сумка і т.д.), і згідно з номенклатурою потрібно оформляти сертифікат відповідності і санітарно епідеміологічний висновок. Але в більшості подібних випадків сумарна вартість партії такого товару значно менше вартості сертифікації та в такому разі доцільно обійтися оформлення відмовного листа, однак на практиці кожна ситуація розглядається індивідуально.