Отказное письмо — это документ, который содержит информацию о том, что продукция не подлежит обязательной сертификации в Украине.
Отказные письма делятся на два типа — отказное письмо, предназначенное для торговли и отказные письма для таможни, то есть для таможенного оформления груза.
В принципе содержание писем ни чем не отличается, но таможенные органы принимают как регламентирующий документ только письма, выданные аккредитованными и уполномоченными Украины органами по сертификации, а разъяснительное письмо для торговли может выдать любой аккредитованный орган по сертификации.
Для оформления отказного письма не требуется специального бланка, данный документ оформляется на бланке органа по сертификации и заврется печатью органа по сертификации.
Срок действия отказного письма ограничивается одним годом, так как номенклатура продукции, подлежащей обязательной сертификации, меняется один раз в год и если сейчас некая продукция не подлежит обязательной сертификации, то через год этот товар могут внести в перечень товаров подлежащих обязательной сертификации.
Итак, немного подробнее о том, для чего оформляются данные письма.
Для торговли данный документ обычно требуется в тех случаях, если продукция не подлежит обязательной сертификации в и продавец, в качестве разъяснительного документа для контролирующих органов и покупателей, предъявляет письмо, где говориться о том, что та или иная продукция не подлежит обязательной сертификации.
Немного другая ситуация с таможенными органами, ведь у таможни, также как и у органов по сертификации, существует номенклатура продукции, подлежащей обязательной сертификации, и казалось бы для чего оформлять пояснительное письмо если все и так ясно…, но на практике очень часто возникают спорные ситуации по вопросам сертификации. Дело в том , что у таможенных органов номенклатура разбита по кодам УКТ ЗЕД. Иногда код УКТ ЗЕД не совсем правильно изначально присваивается согласно самой продукции и таможня, при проверке груза по коду УКТ ЗЕД, требует сертификат соответствия, а если проверить продукцию согласно действующей номенклатуре по кодам ДКПП (госудорственный классификатор промышленной продукции), получается так, что данный вид не подлежит обязательной сертификации. Вот в таких случаях для разрешения споров и оформляется разъяснительное письмо органа по сертификации.
Но возникают и другие ситуации, например, когда из-за рубежа поступила партия товаров или оборудование, предназначенная для рекламных целей в единичном экземпляре (одна футболка, зонт, сумка и т.д.), и согласно номенклатуре нужно оформлять сертификат соответствия и санитарно-эпидемиологическое заключение. Но в большинстве подобных случаев суммарная стоимость партии такого товара значительно меньше стоимости сертификации и в таком случае целесообразно обойтись оформление отказного письма, однако на практике каждая ситуация рассматривается индивидуально.